Proses Pembuatan Ijazah: Tahapan, Regulasi, dan Penjaminan Keaslian Dokumen

Ilustrasi pemberian ijazah


Kalunapurnomo - kalunanews- Ijazah merupakan dokumen resmi yang dikeluarkan oleh lembaga pendidikan sebagai bukti kelulusan seseorang dari jenjang pendidikan tertentu. Ijazah tidak hanya penting bagi lulusan untuk melanjutkan pendidikan atau memasuki dunia kerja, tetapi juga menjadi dokumen yang diatur secara ketat oleh pemerintah. Proses pembuatannya melibatkan tahapan administratif yang kompleks, aturan hukum, dan sistem pengamanan untuk mencegah pemalsuan.

Artikel ini membahas secara lengkap proses pembuatan ijazah, mulai dari perencanaan, pengumpulan data, pencetakan, distribusi, hingga proses verifikasi keasliannya. Diharapkan pembahasan ini membantu institusi pendidikan, orang tua, maupun siswa memahami prosedur dan pentingnya menjaga keabsahan dokumen ijazah.


1. Pengertian dan Fungsi Ijazah


Ijazah adalah dokumen resmi yang diberikan kepada peserta didik setelah menyelesaikan suatu jenjang pendidikan, baik itu SD, SMP, SMA, maupun pendidikan tinggi seperti diploma, sarjana, magister, dan doktoral. Fungsi utama ijazah antara lain:

  • Bukti legal kelulusan dari suatu jenjang pendidikan.
  • Persyaratan administratif untuk melamar pekerjaan, beasiswa, atau pendidikan lanjutan.
  • Identitas akademik seseorang dalam masyarakat profesional dan dunia kerja.

Ijazah biasanya dilengkapi dengan dokumen pendukung seperti transkrip nilai dan surat keterangan lulus (SKL).


2. Dasar Hukum dan Regulasi Penerbitan Ijazah

Di Indonesia, penerbitan ijazah diatur oleh sejumlah peraturan yang dikeluarkan oleh Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi (Kemendikbudristek), serta oleh Kementerian Agama (Kemenag) untuk institusi pendidikan keagamaan.

Beberapa regulasi penting terkait penerbitan ijazah antara lain:

  • Permendikbud No. 3 Tahun 2020 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi.
  • Permendikbudristek No. 21 Tahun 2022 tentang Tata Cara Penerbitan Ijazah, Sertifikat Kompetensi, dan Sertifikat Profesi pada Perguruan Tinggi.
  • Surat Edaran Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi tentang format ijazah dan pengamanan dokumen.

3. Tahapan Proses Pembuatan Ijazah


A. Penetapan Kelulusan Peserta Didik


Langkah pertama dalam proses pembuatan ijazah adalah penetapan kelulusan siswa. Hal ini dilakukan oleh lembaga pendidikan berdasarkan hasil evaluasi akademik yang mencakup:

  • Nilai rapor
  • Ujian sekolah
  • Ujian praktik (jika ada)
  • Penilaian sikap dan kepribadian
  • Kelulusan dari Ujian Nasional (bagi angkatan sebelum kebijakan Merdeka Belajar)

Setelah siswa dinyatakan lulus, sekolah atau kampus akan menginput data kelulusan ke dalam sistem akademik.

Ilustrasi pembuatan ijazah

B. Pengumpulan dan Validasi Data

Data siswa/lulusan harus dikumpulkan secara akurat, mencakup:

  • Nama lengkap (sesuai akta kelahiran/KTP)
  • Tempat dan tanggal lahir
  • NISN (Nomor Induk Siswa Nasional)
  • Nomor peserta ujian
  • Program studi/jurusan
  • Tahun kelulusan

Proses ini sangat penting karena kesalahan data pada ijazah bisa mengakibatkan konsekuensi serius di kemudian hari. Biasanya, sekolah/kampus melakukan validasi berlapis, termasuk pengecekan dokumen identitas resmi.

C. Pembuatan Desain dan Format Ijazah

Setiap jenjang pendidikan memiliki format ijazah yang ditetapkan oleh pemerintah. Format ini meliputi:

  • Tata letak (layout)
  • Logo institusi dan lambang negara
  • Kop surat
  • Tanda tangan pejabat (kepala sekolah, rektor, dekan)
  • Nomor seri ijazah
  • Tanggal terbit

Format ini bersifat bakut dan harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku pada tahun kelulusan tersebut. Kesalahan dalam format bisa menyebabkan ijazah dianggap tidak sah.


D. Pencetakan Ijazah

Setelah data dan desain final dikompilasi, proses pencetakan dilakukan dengan standar pengamanan tinggi, termasuk:

  • Penggunaan kertas khusus dengan watermark
  • Pencetakan nomor seri unik
  • Sistem pengamanan seperti hologram, barcode, atau QR code
  • Tinta anti-scan dan microtext

Biasanya, pencetakan dilakukan oleh percetakan resmi yang ditunjuk oleh lembaga atau pihak ketiga terpercaya yang sudah memiliki sertifikasi keamanan dokumen.


E. Penandatanganan dan Legalitas

Setelah dicetak, ijazah harus ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, antara lain:

  • Kepala sekolah (untuk jenjang dasar dan menengah)
  • Rektor atau Direktur Program Studi (untuk perguruan tinggi)
  • Pihak dari dinas pendidikan/kementerian terkait jika diperlukan

Setelah ditandatangani, ijazah bisa dilengkapi dengan cap/stempel basah resmi sebagai bentuk legalisasi.


F. Distribusi kepada Lulusan

Ijazah yang sudah jadi kemudian didistribusikan kepada lulusan. Dalam proses ini, biasanya dilakukan:

  • Verifikasi data ulang oleh siswa atau orang tua
  • Penyerahan langsung atau melalui sistem pos/kurir
  • Pendataan oleh pihak administrasi sekolah/kampus sebagai arsip

Institusi pendidikan juga menyimpan arsip salinan ijazah sebagai referensi apabila ada permintaan cetak ulang atau legalisir di kemudian hari.

Ilustrasi distribusi ijazah

4. Sistem Pengamanan Ijazah

Pemalsuan ijazah adalah tindakan ilegal yang dapat berdampak hukum. Oleh karena itu, pemerintah dan lembaga pendidikan memberlakukan sistem pengamanan berlapis pada dokumen ijazah, di antaranya:

A. Watermark dan Hologram

Digunakan untuk mencegah fotokopi atau pemalsuan. Watermark biasanya hanya tampak jika disorot cahaya, sementara hologram menampilkan logo dinamis dari institusi.

B. Barcode/QR Code

Sejak beberapa tahun terakhir, banyak institusi mulai menambahkan QR code pada ijazah yang dapat dipindai untuk memverifikasi data ijazah secara digital melalui portal resmi institusi atau Kemendikbud.

C. Tinta Khusus

Beberapa ijazah menggunakan tinta keamanan (UV ink) yang hanya terlihat dengan alat khusus.

Ilustrasi digitalisasi ijazah


5. Sistem Verifikasi dan Legalisasi

A. Sistem Pangkalan Data Nasional

Untuk pendidikan tinggi, Kemendikbudristek memiliki Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDDikti) yang memuat informasi semua lulusan resmi. Melalui situs https://pddikti.kemdikbud.go.id, masyarakat dapat memverifikasi keabsahan ijazah seseorang.


B. Legalisir Ijazah

Untuk keperluan tertentu (lamaran kerja, beasiswa, luar negeri), lulusan biasanya perlu melegalisir ijazah. Prosedurnya meliputi:

  • Menyerahkan salinan ijazah
  • Dilegalisir oleh instansi penerbit (sekolah/kampus)
  • Kadang juga dilegalisir oleh notaris atau instansi pemerintah (tergantung keperluan)


6. Permasalahan Umum Terkait Pembuatan Ijazah

Beberapa permasalahan yang kerap muncul dalam proses ini antara lain:

A. Kesalahan Data

Seperti salah ejaan nama, tanggal lahir, atau NISN. Untuk memperbaikinya, biasanya diperlukan proses pembetulan resmi dan penerbitan ulang dengan dokumen pendukung seperti akta lahir/KTP.

B. Kehilangan Ijazah

Jika ijazah hilang, pemilik dapat mengajukan permohonan surat keterangan pengganti ijazah dari sekolah/kampus dengan menyertakan surat kehilangan dari kepolisian.

C. Pemalsuan dan Ijazah Palsu

Praktik pemalsuan ijazah masih marak dan merugikan banyak pihak. Untuk menghindarinya:

  • Cek ijazah melalui sistem verifikasi resmi
  • Pastikan dokumen memiliki pengaman asli
  • Hindari penggunaan jasa calo atau pihak tidak resmi

7. Digitalisasi Ijazah: Masa Depan Dokumen Akademik

Seiring kemajuan teknologi, kini mulai diterapkan sistem ijazah digital (digital certificate) yang memiliki keunggulan:

  • Aman dari kerusakan fisik
  • Mudah diverifikasi online
  • Ramah lingkungan

Contoh penerapannya adalah Ijazah Digital Nasional (IDN) oleh beberapa perguruan tinggi dan pendidikan vokasi.

Kesimpulan

Proses pembuatan ijazah bukan sekadar mencetak dokumen kelulusan, melainkan melalui serangkaian prosedur administratif, hukum, dan teknis yang kompleks untuk menjamin keaslian dan keabsahan dokumen. Dalam era digital dan semakin ketatnya persaingan kerja, keberadaan ijazah yang valid dan dapat diverifikasi menjadi sangat penting.


Bagi siswa, penting untuk menjaga dokumen ini dengan baik. Bagi institusi, memastikan bahwa setiap proses berjalan sesuai regulasi adalah kunci menjaga kredibilitas akademik. Sedangkan bagi pemerintah, penguatan sistem pengamanan dan verifikasi menjadi tantangan utama dalam menghadapi tantangan pemalsuan ijazah.


Postingan populer dari blog ini

Ilmu yang Dipelajari di Fakultas Hukum: Panduan Lengkap bagi Calon Mahasiswa dan Pecinta Dunia Hukum

Gambar
Ilustrasi kuliah hukum Kalunapurnomo - kalunanews - Fakultas Hukum merupakan salah satu fakultas tertua dan paling prestisius di berbagai perguruan tinggi, baik di Indonesia maupun dunia. Banyak tokoh besar seperti presiden, jaksa agung, pengacara ternama, hingga pegiat hak asasi manusia berasal dari Fakultas Hukum. Namun, sebenarnya apa saja ilmu yang dipelajari di Fakultas Hukum? Mengapa jurusan ini begitu diminati dan bagaimana prospek ke depannya? Artikel ini akan membahas secara mendalam tentang ilmu hukum, cabang-cabangnya, serta mata kuliah yang umumnya diajarkan di Fakultas Hukum. Jika Anda calon mahasiswa, orang tua, atau sekadar ingin memahami dunia hukum lebih jauh, artikel ini akan menjadi panduan lengkap dan informatif. Apa Itu Ilmu Hukum? Ilmu hukum adalah disiplin ilmu yang mempelajari norma-norma hukum yang berlaku dalam masyarakat, cara hukum diterapkan, serta proses penyelesaian konflik atau sengketa melalui mekanisme hukum. Fokus utama dari ilmu hukum adalah pada at...
Baca selengkapnya

Keaslian Ijazah Jokowi: Klarifikasi dan Bukti dari UGM

Gambar
Transkip nilai joko widodo Kalunapurnomo , Kalunanews - Sejak tahun 2022, muncul berbagai spekulasi mengenai keaslian ijazah S1 Presiden Joko Widodo dari Fakultas Kehutanan UGM. Isu ini mencuat setelah beberapa pihak mempertanyakan validitas dokumen akademik tersebut, terutama terkait format dan penulisan ijazah yang dianggap tidak sesuai dengan standar pada masanya. Namun, UGM telah memberikan klarifikasi resmi untuk menanggapi keraguan tersebut. Pernyataan Resmi dari UGM Rektor UGM, Prof. Ova Emilia, dalam konferensi pers pada Oktober 2022, menegaskan bahwa Joko Widodo adalah alumni Program Studi S1 Kehutanan angkatan 1980 dan dinyatakan lulus pada tahun 1985. Beliau menyatakan bahwa semua dokumen terkait, termasuk ijazah dan transkrip nilai, terdokumentasi dengan baik dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku pada saat itu.  Format Ijazah dan Transkrip Nilai Salah satu poin yang dipertanyakan adalah format penulisan ijazah Jokowi, yang menggunakan tulisan tangan halus. Dekan Fak...
Baca selengkapnya